「知りません」の丁寧な言い換え｜冷たく見せないビジネス返答例
仕事で質問された時に、答えが分からず「知りません」と返したくなる場面があります。
ただ、そのまま伝えると、
と迷うこともあるでしょう。
知らないこと自体は、悪いことではありません。
大切なのは、知らないと伝えたあとに、相手が安心できる返し方をすることです。
たとえば、「知りません」だけで終わるよりも、「現時点では把握しておりません。確認して改めてご連絡いたします」と伝える方が、丁寧で誠実な印象になります。
この記事では、「知りません」をビジネスで丁寧に言い換える表現や、冷たく見せない返答の組み立て方、メール・電話・チャットで使える例文を分かりやすく解説します。
「知りません」はそのままだと冷たく見えやすい
仕事で質問された時に、すぐに答えられない場面はあります。
そのような時に「知りません」と返すと、意味は伝わります。
ただし、相手によっては少し冷たく受け取られることがあります。
特に、ビジネスメールや目上の人との会話では、短く言い切る表現に注意が必要です。
知らないこと自体が悪いわけではありません。
大切なのは、知らない時にどのように返すかです。
「知りません」だけだと突き放した印象になることがある
「知りません」は、事実を伝える言葉です。
そのため、意味として間違っているわけではありません。
ただし、ビジネスの場では少し直接的に聞こえることがあります。
たとえば、次のような返答です。
このように短く言い切ると、相手には「そこで話を終わらせたいのかな」と受け取られる場合があります。
本人にそのつもりがなくても、突き放したように見えることがあるのです。
特に、相手が困っていて質問している場合は、返答の印象が大きく変わります。
「知りません」とだけ返すよりも、次のように一言添えるとやわらかくなります。
同じ「知らない」という内容でも、前置きや次の行動を添えるだけで印象は変わります。
大切なのは、知らないことよりも返し方
知らないことは誰にでもあります。
すべての情報をその場で把握している必要はありません。
無理に知っているように答えるよりも、分からないことを正直に伝える方がよい場面もあります。
ただし、返し方によっては、相手が「冷たい」「不親切」と感じてしまうことがあります。
たとえば、
だけで終わると、相手は次にどうすればよいのか分かりません。
一方で、
と返すと、相手は「確認してくれるのだな」と受け取れます。
また、
と伝えると、今は分からないという範囲が明確になります。
さらに、
と続ければ、次の行動まで伝わります。
このように、知らない時は「知らない」と言うだけでなく、相手が安心できる返し方にすることが大切です。
ビジネスでは、正しい敬語を使うことだけが丁寧さではありません。
相手が次にどう動けばよいか分かることも、丁寧な伝え方の一つです。
結論：知らない時は「クッション言葉＋現状＋次の行動」で返す
知らないことを冷たく見せずに伝えたい時は、次の形を使うと自然です。
- クッション言葉
- 現状
- 次の行動
たとえば、基本形は次の通りです。
| 要素 | 例 |
|---|---|
| クッション言葉 | 「恐れ入りますが」「申し訳ありません」 |
| 現状 | 「現時点では把握しておりません」 |
| 次の行動 | 「確認して、改めてご連絡いたします」 |
この3つを合わせると、次のような返答になります。
この文なら、「知りません」と同じ内容を伝えながらも、冷たい印象になりにくいです。
もう少し短くするなら、
でも自然です。
社内チャットなら、
でも十分伝わります。
大切なのは、知らないことを隠すことではありません。
知らない時に、相手を不安にさせない返し方をすることです。
「知りません」と言いたくなる場面では、まず「現時点では把握しておりません」と言い換えてみましょう。
そこに「確認します」「改めてご連絡します」を添えるだけで、返答の印象はかなりやわらかくなります。
「知りません」の丁寧な言い換え
「知りません」を丁寧に伝えたい時は、ただ敬語に置き換えるだけではなく、場面に合う表現を選ぶことが大切です。
ビジネスでは、知らない内容をそのまま伝えるよりも、
を分けて伝えると、相手に誤解されにくくなります。
ここでは、すぐに使いやすい言い換えを場面別に紹介します。
事実や内容を知らない時は「存じません」
事実や内容について知らない時は、「存じません」が使えます。
「知りません」よりも丁寧で、目上や取引先にも使いやすい表現です。
例文は次の通りです。
ただし、「存じません」だけで終わると、少しそっけなく見える場合があります。
そのため、ビジネスでは次の行動を添えると自然です。
「存じません」は、知らないことを丁寧に伝える基本表現として使えます。
業務状況を知らない時は「把握しておりません」
進捗や状況について分からない時は、「把握しておりません」が自然です。
「存じません」よりも、仕事の状況をまだ確認できていないという意味が伝わりやすくなります。
例文は次の通りです。
社内外のやり取りでは、「知りません」よりも「把握しておりません」の方が業務的で自然です。
たとえば、上司から進捗を聞かれた時は、
よりも、
の方が丁寧です。
取引先に対しては、
とすると安心です。
すぐ答えられない時は「確認してご連絡いたします」
今すぐ答えられない時は、「確認してご連絡いたします」が使いやすい表現です。
知らないことを伝えるだけでなく、次にどうするかまで示せます。
例文は次の通りです。
この表現は、冷たく見せたくない時に特に便利です。
だけでは、そこで会話が止まってしまいます。
一方で、
と伝えると、相手は次の連絡を待てます。
ビジネスでは、知らないことそのものよりも、確認する姿勢を示すことが大切です。
答えられない内容には「お答えいたしかねます」
知らないのではなく、立場上答えられない内容もあります。
たとえば、個人情報、社内の未公開情報、取引先との詳細、他人の評価に関する内容などです。
このような場合は、無理に答えず、「お答えいたしかねます」と伝えるのが自然です。
例文は次の通りです。
「知りません」と返すと冷たく見える場面でも、「お答えいたしかねます」と言えば、丁寧に線を引けます。
ただし、この表現だけで終わると少し硬く見える場合があります。
確認先がある場合は、
のように案内を添えると親切です。
知らない時、把握していない時、答えられない時では、自然な返答が変わります。
迷った時は、次のように使い分けるとよいでしょう。
| 場面 | 自然な言い換え |
|---|---|
| 事実や内容を知らない | 存じません |
| 業務状況を知らない | 把握しておりません |
| すぐ答えられない | 確認してご連絡いたします |
| 答えられない内容 | お答えいたしかねます |
このように分けておくと、「知りません」をただ丁寧にするだけでなく、相手に伝わりやすい返答になります。
比較表｜場面別「知りません」の自然な言い換え
「知りません」を丁寧に言い換える時は、場面に合わせて表現を選ぶことが大切です。
この違いによって、自然な言い換えは変わります。
まずは、場面別に使いやすい表現を確認しておきましょう。
| 場面 | 避けたい言い方 | 自然な言い換え | 印象 |
|---|---|---|---|
| 事実を知らない | 知りません | 存じません | 丁寧 |
| 人を知らない | その人は知りません | 存じ上げません | 改まった印象 |
| 状況を把握していない | 分かりません | 把握しておりません | 業務的で自然 |
| すぐ答えられない | 知りません | 確認してご連絡いたします | 誠実 |
| 判断できない | 分かりません | 現時点では判断いたしかねます | 慎重 |
| 担当外で分からない | 私は知りません | 担当部署に確認いたします | 親切 |
| 答えられない内容 | 知りません | お答えいたしかねます | 丁寧な線引き |
「知りません」は、どの場面でも同じように使える言葉です。
ただし、ビジネスでは少し大ざっぱに聞こえることがあります。
たとえば、事実を知らないだけなら、
と伝えると丁寧です。
人について知らない場合は、
の方が自然です。
状況や進捗をまだ確認できていない時は、
と伝えると、業務上の確認がまだ済んでいないことが分かります。
また、すぐに答えられない時は、「知りません」と言い切るよりも、
と伝える方が誠実です。
担当外で分からない場合も、
ではなく、
と返すと、相手を突き放した印象になりにくくなります。
答えられない内容を聞かれた時は、無理に答える必要はありません。
その場合は、
のように、丁寧に線を引くことも大切です。
「知りません」を一つの言い換えで済ませようとすると、場面によっては不自然になります。
大切なのは、知らない理由に合わせて言葉を選ぶことです。
- 事実を知らないなら「存じません」
- 人を知らないなら「存じ上げません」
- 状況を知らないなら「把握しておりません」
- 判断できないなら「判断いたしかねます」
- 確認が必要なら「確認してご連絡いたします」
このように使い分けると、知らないことを伝えても冷たく見えにくくなります。
ビジネスでは、知らないことを隠すよりも、正確に伝えることが大切です。
そのうえで、確認する姿勢や次の行動を添えると、相手に安心してもらいやすくなります。
冷たく見せない返答の作り方
「知りません」を丁寧に言い換える時は、単語を置き換えるだけでは不十分な場合があります。
たとえば、「存じません」は丁寧な表現です。
ただし、それだけで終わると、相手によっては少し距離を感じることもあります。
冷たく見せないためには、返答の組み立て方が大切です。
基本は、次の3つです。
- 最初にクッション言葉を添える
- 「現時点では」と範囲を限定する
- 最後に次の行動を添える
この形にすると、知らないことを伝えながらも、相手に安心感を与えやすくなります。
相手を否定せずに伝える言い方はこちらの記事でも紹介しています。
最初にクッション言葉を添える
「知りません」系の返答は、相手にとって否定に聞こえやすい表現です。
そのため、いきなり本題に入るよりも、最初にクッション言葉を添えると印象がやわらぎます。
使いやすい例文は次の通りです。
クッション言葉には、相手への配慮を先に示す役割があります。
たとえば、
だけだと、少しそっけなく聞こえる場合があります。
一方で、
とすると、同じ内容でも丁寧な印象になります。
よく使いやすいクッション言葉は、次の通りです。
| クッション言葉 | 向いている場面 |
|---|---|
| 申し訳ありませんが | 相手に回答できないことを丁寧に伝える時 |
| 恐れ入りますが | 目上や取引先にやわらかく伝える時 |
| あいにく | 相手の期待に添えない時 |
| 恐縮ですが | 改まった場面で伝える時 |
| 現時点では | 今は分からないと限定したい時 |
ただし、クッション言葉を入れすぎると、回りくどく見えることもあります。
基本は一文に一つで十分です。
このくらいの形にすると、丁寧で分かりやすい返答になります。
相手の情報を聞き出す際のクッション言葉として、差し支えなければの言い換えもこちらの記事で紹介しています。
「知らない」ではなく「現時点では」と範囲を限定する
「知りません」と断定すると、今後も答えられないような印象になることがあります。
冷たく見せたくない時は、「現時点では」「今の段階では」「手元の情報では」のように、分からない範囲を限定すると自然です。
例文は次の通りです。
「知らない」と言い切るよりも、「今は分からない」という形にすることで、確認の余地がある印象になります。
たとえば、
よりも、
の方が、業務上の返答として自然です。
さらに丁寧にするなら、
とするとよいでしょう。
「現時点では」を使うと、次のような印象になります。
特に、事実確認が必要な場面では、無理に答えないことも大切です。
曖昧なまま答えるよりも、
と伝えた方が、結果的に信頼を保ちやすくなります。
次の行動を添える
知らない時ほど、最後に次の行動を添えることが大切です。
「知りません」「分かりません」で終わると、相手は次にどうすればよいのか分かりません。
一方で、「確認します」「担当部署に確認します」「改めてご連絡します」と添えると、相手は安心しやすくなります。
使いやすい例文は次の通りです。
たとえば、
よりも、
の方が誠実です。
また、担当外の内容を聞かれた時も、
とだけ返すと冷たく見えることがあります。
その場合は、
とすると、相手を突き放した印象になりにくくなります。
次の行動を添える時は、できるだけ具体的に書くとよいでしょう。
| 状況 | 次の行動の例 |
|---|---|
| 詳細が分からない | 「確認して、改めてご連絡いたします」 |
| 担当外で分からない | 「担当部署に確認いたします」 |
| 社内確認が必要 | 「社内で確認のうえ、ご連絡いたします」 |
| まだ情報が来ていない | 「分かり次第、共有いたします」 |
| 正確な回答が必要 | 「確認後、正確な内容をお知らせいたします」 |
返答の基本形は、次のようになります。
この形なら、知らないことを伝えながらも、相手に不安を残しにくくなります。
社内チャットでは、もう少し短くしても問題ありません。
大切なのは、知らないことをそのまま終わらせないことです。
「知らない」ではなく、「確認します」まで伝える。
この一言があるだけで、返答の印象は大きく変わります。
確認した後の対応は確認しましたの丁寧な言い換えも参考にしてください。
ビジネスメールで使える例文
「知りません」を丁寧に言い換える時は、短いフレーズだけでなく、前後の文まで整えることが大切です。
特にビジネスメールでは、「知らない」「分からない」と伝えるだけでは、相手が次にどうすればよいのか分かりにくくなります。
そのため、確認する姿勢や、担当者につなぐ姿勢を一緒に伝えると自然です。
ここでは、実際のメールやチャットで使いやすい例文を場面別に紹介します。
確認してから返信する場合
すぐに答えられない時は、「知りません」と返すよりも、確認してから返信することを伝えるのが自然です。
例文は次の通りです。
このように書くと、今は答えられないことを伝えながらも、対応する姿勢が伝わります。
特に、相手が正確な情報を求めている場面では、曖昧に答えるよりも、確認してから返す方が安心です。
たとえば、次のようにメール文として使えます。
お問い合わせいただいた件につきまして、恐れ入りますが、現時点では詳細を把握しておりません。
正確な内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。この文なら、「知りません」と言わずに、丁寧に状況を伝えられます。
担当外の内容を聞かれた場合
自分の担当ではない内容を聞かれた時も、「私は知りません」と返すと冷たく見えることがあります。
担当外であっても、確認する姿勢や担当者につなぐ姿勢を見せると、印象がやわらぎます。
例文は次の通りです。
担当外の内容でも、相手に「自分で確認してください」と突き放すより、できる範囲でつなぐ表現にすると親切です。
メール文にすると、次のように使えます。
恐れ入りますが、こちらの件は私の担当外のため、現時点では正確にお答えいたしかねます。
担当部署に確認のうえ、分かり次第ご連絡いたします。ただし、社内ルールや窓口が明確に決まっている場合は、無理に自分が引き受ける必要はありません。
その場合は、
恐れ入りますが、詳細につきましては〇〇部へご確認いただけますでしょうかのように、確認先を丁寧に案内するとよいでしょう。
目上・取引先に答える場合
目上の人や取引先に対しては、「知りません」「分かりません」と言い切らない方が安心です。
知らないことを伝える場合でも、謝意や確認する姿勢を添えると丁寧に見えます。
例文は次の通りです。
目上や取引先に送る時は、少し丁寧にした方が自然です。
たとえば、次のように書けます。
お問い合わせの件につきまして、申し訳ございません。
現時点では正確な内容を把握しておりません。
確認のうえ、改めてご連絡いたします。この文は、知らないことを伝えながらも、相手に失礼な印象を与えにくい形です。
また、相手が人について尋ねている場合は、
恐れ入りますが、〇〇様については存じ上げておりませんのように、「存じ上げません」を使うと自然です。
- 物事について知らないなら「存じません」
- 人について知らないなら「存じ上げません」
この使い分けを意識すると、より丁寧な印象になります。
チャットで短く返す場合
社内チャットでは、メールほど堅い表現にしなくても自然です。
ただし、短く返す場合でも、「知りません」「分かりません」だけで終わると冷たく見えることがあります。
例文は次の通りです。
社内チャットでは、長く丁寧に書くよりも、短く分かりやすい返答が向いています。
たとえば、
すみません、今は把握していません。確認しますのように書けば、冷たく見えにくく、次の行動も伝わります。
もう少し丁寧にするなら、
現時点では未確認です。確認でき次第、共有しますも使いやすいです。
一方で、次のような返し方は避けた方が安心です。
社内であっても、短く言い切ると相手が困る場合があります。
チャットでは、次のように「短く＋次の行動」を意識すると自然です。
| 避けたい返し方 | 自然な返し方 |
|---|---|
| 知りません | 今は把握していないので、確認します |
| 分かりません | 確認してから返します |
| 聞いていません | まだ確認できていないため、確認します |
| 担当外です | 担当者に確認してみます |
ビジネスメールでもチャットでも、知らない時は「答えられないこと」だけで終わらせないことが大切です。
このような一言を添えるだけで、返答の印象はかなりやわらかくなります。
ご確認くださいの丁寧な言い換えもこちらで紹介しています。
避けた方がいい返答
「知りません」を丁寧に言い換える時は、何を言うかだけでなく、何を避けるかも大切です。
本人に悪気がなくても、短く言い切ったり、責任を切り離すように見える言い方をしたりすると、相手に冷たい印象を与えることがあります。
また、分からないまま曖昧に答えるのも注意が必要です。
その場では会話が進んでも、あとから誤解やトラブルにつながる場合があります。
ここでは、避けた方がいい返答と、自然な言い換えを紹介します。
「知りません」だけで終わる
まず避けたいのは、「知りません」だけで終わる返答です。
意味としては間違っていません。
ただし、ビジネスの場では少し突き放した印象になりやすい表現です。
避けたい例は次の通りです。
このように短く言い切ると、相手は次にどうすればよいのか分かりません。
また、「これ以上は対応しません」と言われたように感じる人もいます。
自然にするなら、次のように言い換えます。
たとえば、
と返すよりも、
と伝える方が丁寧です。
知らないことを伝える時は、できるだけ「現状」と「次の行動」をセットにしましょう。
「今は分からない」だけでなく、「確認します」まで伝えると、冷たく見えにくくなります。
責任を切り離す言い方にする
次に注意したいのは、責任を切り離すように見える言い方です。
担当外の内容を聞かれた時や、自分では分からない内容を聞かれた時に、つい強めの言い方になってしまうことがあります。
避けたい例は次の通りです。
これらは、内容としては正しい場合もあります。
ただし、そのまま伝えると、相手には「自分で何とかしてください」と言っているように聞こえることがあります。
自然にするなら、次のように言い換えます。
担当外であることを伝える場合も、言い方を少し変えるだけで印象がやわらぎます。
たとえば、
よりも、
の方が親切です。
また、相手に確認先を案内する場合は、
ではなく、
とすると丁寧です。
担当外の内容をすべて引き受ける必要はありません。
ただし、相手が次にどうすればよいか分かる言い方にすると、冷たい印象を避けやすくなります。
曖昧なまま答える
知らないことを冷たく見せたくないからといって、曖昧なまま答えるのも避けた方が安心です。
分からないのに予想で答えると、相手がその情報をもとに動いてしまう場合があります。
避けたい例は次の通りです。
このような返答は、一見やわらかく見えます。
しかし、ビジネスでは誤解や行き違いの原因になることがあります。
正確に分からない時は、曖昧に答えるよりも、確認する姿勢を見せる方が誠実です。
自然な言い換えは次の通りです。
たとえば、
と答えるよりも、
と伝える方が安全です。
相手にすぐ答えたい気持ちがあっても、正確でない情報を伝えると、かえって迷惑をかける場合があります。
分からない時は、無理に答える必要はありません。
このように伝えると、冷たく見せずに、慎重で誠実な印象を保てます。
「存じません」「存じ上げません」「わかりかねます」の違い
「知りません」を丁寧に言い換える時に迷いやすいのが、「存じません」「存じ上げません」「わかりかねます」の違いです。
どれも丁寧な表現ですが、使う場面は同じではありません。
知らない対象が物事なのか、人なのか、判断できない内容なのかによって、自然な言い方が変わります。
この違いを押さえておくと、ビジネスメールや目上の人との会話でも使い分けやすくなります。
「存じません」は物事について知らない時
「存じません」は、物事や内容について知らない時に使います。
「知りません」を丁寧にした表現として使いやすく、取引先や目上の人にも使えます。
例文は次の通りです。
たとえば、相手から案件の詳細を聞かれた時に、
と返すよりも、
と伝える方が丁寧です。
ただし、「存じません」だけで終わると、少しそっけなく見える場合があります。
そのため、実際のビジネスメールでは、
のように、確認する姿勢を添えると自然です。
「存じません」は、物事や内容を知らない時の基本表現として覚えておくとよいでしょう。
「存じ上げません」は人について知らない時
「存じ上げません」は、人について知らない時に使います。
名前、人物、担当者、関係者などについて知らない場合に使う表現です。
例文は次の通りです。
このように分けると自然です。
たとえば、
という使い分けになります。
反対に、資料や内容について、
と書くと、少し不自然に見える場合があります。
資料、日程、内容、経緯、詳細などには「存じません」を使いましょう。
人について知らない場合でも、冷たく見せたくない時は、次のように一言添えると丁寧です。
この形なら、知らないことを伝えながらも、相手を突き放した印象になりにくくなります。
「わかりかねます」は判断・回答が難しい時
「わかりかねます」は、単に知らないというより、今ある情報では判断や回答が難しい時に使いやすい表現です。
「知りません」と同じ意味でいつでも使うというより、正確に答えられない時や、自分の立場では判断できない時に向いています。
例文は次の通りです。
たとえば、まだ情報がそろっていない段階で答えを求められた時は、
と伝えることができます。
また、判断する立場にない場合は、
と伝えると、丁寧に線を引けます。
ただし、「わかりかねます」は使い方によっては否定的に聞こえることがあります。
特に、
だけで終わると、冷たく見える場合があります。
自然にするなら、理由や次の行動を添えましょう。
「わかりかねます」は、便利な表現です。
ただし、相手への配慮がないまま使うと、やや事務的に見えることがあります。
迷った時は、次のように使い分けると分かりやすいです。
| 表現 | 使う場面 | 例 |
|---|---|---|
| 存じません | 物事や内容を知らない時 | 「その件については存じません」 |
| 存じ上げません | 人を知らない時 | 「〇〇様については存じ上げません」 |
| わかりかねます | 判断や回答が難しい時 | 「現時点ではわかりかねます」 |
この3つは、どれも「知らない」「分からない」を丁寧に伝える表現です。
ただし、使う対象や場面が違います。
- 物事には「存じません」
- 人には「存じ上げません」
- 判断できない時は「わかりかねます」
この使い分けを覚えておくと、ビジネスでも自然に返答しやすくなります。
場面別｜冷たく見せない返答フレーズ
「知りません」を丁寧に言い換える時は、使う場面に合わせて表現を変えると自然です。
電話、メール、社内チャットでは、求められる丁寧さや文の長さが少し違います。
また、答えられない内容を聞かれた時は、無理に答えず、丁寧に線を引くことも大切です。
ここでは、場面別にそのまま使いやすい返答フレーズを紹介します。
電話で聞かれた時
電話では、長く説明しすぎるよりも、短く分かりやすく返すことが大切です。
相手はその場で回答を待っているため、今答えられない場合は、次にどうするかをはっきり伝えましょう。
使いやすい例文は次の通りです。
電話では、「存じません」だけで終わると、相手が次の対応に迷うことがあります。
そのため、
のように、確認することと連絡することをセットで伝えると自然です。
たとえば、問い合わせを受けた時は次のように返せます。
この形なら、今は分からないことを伝えながらも、相手を待たせっぱなしにする印象を避けられます。
電話では、次の3点を意識すると安心です。
- 今は分からないことを短く伝える
- 確認することを伝える
- 折り返しや案内など、次の行動を伝える
「分かりません」だけで終わらせず、「確認して折り返します」まで伝えることが大切です。
メールで聞かれた時
メールでは、電話よりも少し丁寧に状況を説明できます。
ただし、長く書きすぎると分かりにくくなるため、現状と次の対応を簡潔にまとめると自然です。
使いやすい例文は次の通りです。
メールでは、「知りません」と書くよりも、
のように書いた方が丁寧です。
さらに、
を添えると、相手も次の連絡を待ちやすくなります。
メール文として使うなら、次のような形が自然です。
お問い合わせいただいた件につきまして、恐れ入りますが、現時点では詳細を存じておりません。
正確な内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。担当部署に確認する場合は、次のように書けます。
ご質問いただいた件につきまして、現時点では私の方で詳細を把握できておりません。
担当部署に確認し、分かり次第ご案内いたします。メールでは、相手が後から読み返すこともあります。
そのため、「今は分からない」「確認する」「いつ連絡する予定か」をできる範囲で書いておくと親切です。
社内チャットで聞かれた時
社内チャットでは、メールほど改まった表現にしなくても自然です。
ただし、短く返す場合でも、「知りません」「分かりません」だけだと冷たく見えることがあります。
使いやすい例文は次の通りです。
社内チャットでは、簡潔さが大切です。
たとえば、
だけで返すよりも、
と返した方が、次の行動が伝わります。
もう少し丁寧にしたい場合は、
とすると自然です。
上司や他部署に返す場合は、少しだけ丁寧にして、
のようにするとよいでしょう。
社内チャットでは、次のような形が使いやすいです。
| 状況 | 返答例 |
|---|---|
| まだ確認していない | 「未確認です。確認します」 |
| 今は分からない | 「今は把握していないので、確認します」 |
| 担当外で分からない | 「担当外なので、確認してから返します」 |
| 正確に答えられない | 「正確に分からないため、確認します」 |
| あとで共有したい | 「分かり次第共有します」 |
チャットでは、丁寧すぎる表現よりも、短くても相手が安心できる返答が向いています。
「分かりません」で止めずに、「確認します」まで入れることを意識しましょう。
指示が曖昧なときの確認の仕方もこちらの記事で紹介しています。
答えられない内容を聞かれた時
知らないのではなく、答えてはいけない内容を聞かれる場合もあります。
たとえば、個人情報、社内の未公開情報、取引先との詳細、他人の評価に関する内容などです。
このような場合は、無理に答える必要はありません。
むしろ、曖昧に答えるとトラブルにつながることがあります。
使いやすい例文は次の通りです。
答えられない内容を聞かれた時は、無理に説明しすぎないことも大切です。
たとえば、
と返すよりも、
と伝える方が丁寧です。
また、確認先がある場合は、
と案内すると親切です。
守秘義務や個人情報が関わる場合は、次のような表現も使えます。
答えられない時は、無理に取りつくろうとしなくて大丈夫です。
大切なのは、答えられない理由を必要な範囲で伝え、相手が次に確認できる先があれば案内することです。
「知らない」と「答えられない」は違います。
知らない時は確認する。
答えられない時は、丁寧に線を引く。
この違いを意識すると、返答の印象が安定します。
答えられない時は、ご理解くださいの丁寧な言い換えも参考になります。
「知りません」の丁寧な言い換えFAQ
ここでは、「知りません」を丁寧に言い換える時によくある疑問に答えます。
「知りません」は、使い方によって印象が変わりやすい表現です。
相手や場面に合わせて、「存じません」「把握しておりません」「確認いたします」などを使い分けると、冷たく見えにくくなります。
「知りません」はビジネスで使うと失礼ですか？
「知りません」は、必ず失礼な言葉というわけではありません。
ただし、ビジネスの場でそのまま使うと、少し冷たく見える場合があります。
特に、目上の人や取引先に対して短く言い切ると、突き放した印象になることがあります。
たとえば、
だけで終わると、相手は次にどうすればよいのか分かりません。
ビジネスでは、次のように言い換えると自然です。
特に使いやすいのは、
という形です。
知らないことを伝えながらも、確認する姿勢が伝わるため、冷たい印象になりにくくなります。
「存じません」と「存じ上げません」はどちらを使えばいいですか？
「存じません」と「存じ上げません」は、知らない対象によって使い分けます。
基本的には、物事や内容には「存じません」を使います。
人について知らない時は「存じ上げません」を使うのが一般的です。
使い分けは次の通りです。
| 知らない対象 | 自然な表現 | 例文 |
|---|---|---|
| 内容・事実・経緯 | 存じません | 「その件については存じません」 |
| 詳細・状況 | 存じておりません | 「詳細までは存じておりません」 |
| 人・名前・人物 | 存じ上げません | 「〇〇様については存じ上げません」 |
たとえば、
は自然です。
一方で、人について知らない場合は、
が自然です。
迷った時は、「知らない対象が人かどうか」で判断すると分かりやすいでしょう。
ただし、社内チャットなどでは少し改まった印象になることもあります。
その場合は、「把握していません」「確認します」の方が自然な場面もあります。
「わかりかねます」は冷たい印象になりますか？
「わかりかねます」は丁寧な表現ですが、使い方によっては冷たく見える場合があります。
特に、
だけで終わると、相手には「答えられません」と強く拒まれたように聞こえることがあります。
やわらかく伝えるなら、前後に理由や次の行動を添えると自然です。
「わかりかねます」は、単に知らない時よりも、判断や回答が難しい時に向いています。
たとえば、まだ情報がそろっていない場合は、
とすると丁寧です。
さらに、
を添えると、相手に安心してもらいやすくなります。
知らない時に「確認します」とだけ返してもよいですか？
社内チャットや近い相手とのやり取りなら、「確認します」だけでも自然な場面があります。
たとえば、社内チャットでは次のように使えます。
短くても、次の行動が伝わるため、冷たく見えにくい返答です。
ただし、メールや目上の人、取引先に対しては、もう少し丁寧にした方が安心です。
「確認します」だけでは、少し短すぎる場合があります。
ビジネスメールでは、
のように、現状と次の行動をセットで書くと丁寧です。
知らないことを謝る必要はありますか？
知らないこと自体に、必ず謝る必要はありません。
ただし、相手が回答を期待している場面や、こちらが確認すべき内容だった場合は、「申し訳ありません」「恐れ入りますが」を添えると印象がやわらかくなります。
たとえば、次のような表現です。
一方で、すべての場面で強く謝る必要はありません。
社内で軽く確認された程度なら、
でも自然です。
大切なのは、必要以上に謝ることではありません。
相手が不安にならないように、現状と次の行動を伝えることです。
知らない時は、
のように返すと、丁寧で誠実な印象になります。
まとめ｜知らない時は「確認します」を添えると冷たく見えにくい
「知りません」は、意味として間違った言葉ではありません。
ただし、ビジネスの場でそのまま使うと、相手に冷たく見える場合があります。
特に、「知りません」「分かりません」だけで終わると、相手は次にどうすればよいのか分かりにくくなります。
まず覚えておきたいポイントは、次の3つです。
- 「知りません」だけで返すと冷たく見える場合がある
- 丁寧にするなら「存じません」「把握しておりません」「わかりかねます」を使う
- 冷たく見せたくない時は「確認してご連絡いたします」を添える
たとえば、目上や取引先に対しては、
よりも、
の方が丁寧です。
業務状況をまだ確認できていない時は、
が自然です。
判断や回答が難しい時は、
と伝えることもできます。
ただし、どの表現も、それだけで終わると少し事務的に見える場合があります。
冷たく見せたくない時は、
を添えると安心です。
たとえば、
のように伝えると、知らないことを正直に伝えながらも、誠実な印象になります。
知らないことを無理に答える必要はありません。
曖昧なまま返すよりも、確認してから正確に伝える方が、ビジネスでは信頼されやすいでしょう。
ことのは先生よりひとこと
知らないことを無理に知っているように答える必要はありません。
大切なのは、知らないことを丁寧に伝えたうえで、次にどうするかを添えることです。
「確認して改めてご連絡いたします」と一言入れるだけで、返答の印象はぐっとやわらかくなります。
