催促・リマインドの丁寧な言い方｜返信がないときのメール・LINE例文と送る間隔
催促やリマインドは、言い方次第で相手との関係を悪くするどころか、仕事をスムーズに進めるための丁寧な段取りになります。
ただ、返信がない状況ほど焦りが出やすく、文面が強くなったり、逆に曖昧になってしまったりして、余計に気まずくなるケースも少なくありません。
この記事では、相手を急かさず、負担を増やさず、それでも確実に前へ進めるための「催促の設計」を、メールとLINE（チャット）の両方で使える形に整理します。
この記事で分かること
- 返信がないときに角が立ちにくい「催促の基本型（配慮→要件→期限→返答形式→お礼）」
- いつ送るべきか迷わない「1回目・2回目・3回目」のタイミング目安と強度の上げ方
- メール／LINE（チャット）で失敗しにくい、目的別の丁寧なリマインド例文
- 件名・冒頭・締めで印象が変わる「一通で伝わる催促メールの組み立て方」
- 「至急」「督促」など強い言葉を避けつつ、期限があるときに失礼にならない伝え方
相手の都合を尊重しながら、こちらの要件も通すための“ちょうどいい催促”を、今日からそのまま使える形でまとめていきます。
結論：催促は失礼ではない。鍵は相手が判断しやすい情報を先に出す
催促は、相手を責める行為ではありません。
仕事や予定を前に進めるための確認行動です。
気まずくなるのは、催促という行為そのものが悪いからではなく、相手が判断できない状態で催促だけが届くからです。
相手にとっては、どう返せばいいか分からない連絡が一番負担になります。
ここで意識したいのは、丁寧な言葉選びより先に、判断材料を先に渡すことです。
要件と期限と返し方が見えるだけで、催促は一気に角が取れます。
角が立つのは催促そのものではなく、期限・要件が見えないとき
相手が刺さるポイントは、早く返してほしい圧よりも、何をどうすれば終わるのかが見えない不安です。
たとえば、次のような状態だと相手は返信に迷います。
このとき相手の頭の中では、確認して折り返すべきか、結論だけ返せばいいのか、資料を見直すべきか、判断が発生します。
催促が角立って見えるのは、急かしているからではなく、判断を丸投げしてしまっているからです。
逆に言えば、要件と期限が見えていて、返答の形が指定されていれば、催促は段取りとして受け取られやすくなります。
相手の心理的負担が減るほど、丁寧に見えるということです。
最短で効く型：要件の再提示→現状→お願い→返信しやすい形
返信がないときほど、文章を短くしようとして情報が削れてしまいがちです。
しかし、短くても要点が揃っていれば、相手はすぐ返せます。
実務で安定する型は、この順番です。
要件の再提示では、いつの何の件かが一瞬で分かるようにします。
件名や冒頭で、前回の送信日、案件名、添付名などを置くと、相手の探す負担が減ります。
現状の確認は、責めないための保険になります。
届いていますか、状況いかがでしょうか、などの確認形にすると、相手は防衛反応を起こしにくくなります。
お願いでは、こちらの希望を明確にします。
ご確認のうえご返信ください、ではなく、何をどうしてほしいかを一語で言い切るのがポイントです。
承認ください、日程を選んでください、見積の可否をください、などです。
最後に、返信しやすい形を添えます。
相手が迷わないように、返答形式を指定します。
YesかNoで大丈夫です。
候補から番号で返信で大丈夫です。
結論だけ先に一言ください。
この一文があるだけで、返信率が上がります。
まずは1回目は軽く、2回目以降で強度を上げる
催促は、いきなり強い文面にしない方が得です。
相手が単に見落としているだけのケースは多く、最初から強く出ると関係コストが上がります。
基本は段階設計です。
1回目は軽い確認として送ります。
届いているか、状況どうか、だけを短く聞きます。
期限があるなら、こちらの都合ではなく進行上の必要として添えます。
2回目は判断材料を増やします。
期限を再提示して、返答形式を具体化します。
この時点で、相手が返しやすい形に整っていると、催促が催促に見えにくくなります。
3回目は選択肢を整理して、相手の負担を減らし切ります。
このまま進めてよいか、どちらで進めるか、いつまでに難しいか、など、相手が一言で終われる形に寄せます。
段階的に強度を上げるのは、圧を強めるためではありません。
相手の判断負担を減らすために、情報を増やすという考え方です。
この設計ができると、催促は丁寧で仕事ができる人の段取りに見えるようになります。
返信がないときに刺さる3要因（相手の防衛反応が起きる条件）
返信がない状況で催促をすると、相手は内容そのものより「刺さり方」で反応します。
言い回しを丁寧にしても、防衛反応が起きる構造が残っていると、関係性だけが消耗します。
ここでは、言い換えより前に潰すべき地雷を3つに分解します。
この3点を避けられるだけで、催促は格段に通りやすくなります。
責めに見える：見落とし前提の断定・圧
相手の防衛反応が一番起きるのは、見落としている前提で断定されたときです。
相手が忙しくて確認できていないだけでも、文面が「あなたが悪い」に見えると、反射的に反論・沈黙・後回しが起きます。
刺さりやすい例はこういうタイプです。
これらは事実として言っていても、相手には「責められている」「遅れていると断定された」と受け取られやすい表現です。
角を取るコツは、相手の事情が複数あり得る前提で書くことです。
見落とし、確認待ち、社内調整、埋もれ、休日など、どれでも成立する言い方にします。
責めない催促は、相手の逃げ場を残すことで成立します。
負担が重い：何を返せばいいか分からない（質問が曖昧／選択肢なし）
返信がない理由として非常に多いのが、返し方が分からない状態です。
相手の頭の中で「確認してから返そう」と思った瞬間に、その返信は先送りになります。
負担が重い催促の典型はこうです。
相手に必要なのは「結論」と「返答形式」です。
ここを先に指定すると、返信コストが下がります。
具体的には、次のどれかに寄せます。
- Yes/Noで返せる形にする
- 二択・三択で番号返信にする
- 期限だけでも一言で返せる形にする
- 「未定」でも許可して返信ハードルを下げる
返信が返ってこないときは、内容ではなく「設計」が重い可能性を疑うのが得策です。
急かしに見える：期限がない／急に強い言葉（至急・早急）が出る
矛盾に見えますが、期限がない催促は急かしに見えやすいです。
相手からすると「いつまでに必要なのか分からないのに、なぜ催促されているのか」が不明になり、圧だけが残ります。
また、急に強い単語が出ると、相手は自分が責められていると感じます。
これらは、緊急性が妥当な場面では有効です。
ただし「根拠となる期限」や「理由」を添えずに使うと、相手の反感を買いやすい言葉でもあります。
急かしに見せない要点は2つです。
- 期限を具体にする（目安でも可）
- 本日15時までに一言いただけると助かります
- 明日午前中を目安にご返信いただけますでしょうか
- 事情は短く添える（相手を納得させるため）
- 社内の確定が本日中のため
- 先方へ回答期限があるため
- 手配の都合で本日中に判断が必要なため
強い言葉に頼る前に、期限と理由を置く。
これができると「至急」を使わなくても十分に緊急性が伝わります。
いつ送る？何回送る？催促前に決める4点（タイミングの設計）
催促は文面の丁寧さ以上に、タイミング設計で印象が決まります。
先に「いつまで待つか」「何回まで送るか」「急ぎ例外の条件」「媒体の切り替え基準」を決めておくと、感情で強度が上がらず、相手にも納得感が出ます。
まず待つ目安：見落とし前提で24時間は様子を見る考え方
1回目の催促を急ぎすぎると、相手は責められていると感じやすくなります。
基本は「見落とし」「埋もれ」「確認待ち」を前提に、24時間（できれば1営業日）を目安に様子を見るのが無難です。
ただし、24時間と言っても体感は媒体で変わります。
待つ間に確認しておくと「無駄な催促」が減ります。
- そもそも相手が返信しやすい形になっているか（Yes/No、二択、期限など）
- 参考情報や添付が不足していないか
- CCやグループ宛てで、誰が返すべきか曖昧になっていないか
2回目の目安：数日後（例：3日程度）に再連絡する整理
返信がない場合の2回目は、2〜3営業日後（例：3日程度）が目安です。
ここで重要なのは「圧を上げる」より「返信しやすさを上げる」ことです。
2回目で入れると効く要素は次の2つです。
2回目で「至急」や強い語を入れるより、返答形式を軽くするほうが返りやすく、角も立ちにくいです。
急ぎの例外：締切があるなら「期限＋理由」を添えて早めに
締切があるなら、24時間や3日を待つ必要はありません。
ただし、早めに送るほど「期限＋理由」のセットが必須です。これがないと急かしに見えます。
急ぎの催促で最低限入れる順番はこれです。
媒体の選び方：メール／LINE（チャット）／電話の使い分け
基本は最初に送った媒体で完結させるほうが相手の負担が少ないです。
ただし、次の条件に当てはまるなら媒体を切り替えたほうが早く、トラブルも減ります。
電話に出られなかった場合は、追撃せずに要点だけメール・チャットで残すのが印象を崩しにくいです。
まとめ一覧表
| 緊急度 | 待つ目安 | 推奨媒体 | 一言テンプレ | 注意点 |
|---|---|---|---|---|
| 緊急（当日締切） | 1〜3時間（稼働時間内） | 電話＋フォロー（メール/チャット） | 本日◯時までに要否だけでもお願いします（理由：◯◯のため） | 「至急」より期限と理由。返答形式を軽くする |
| 準緊急（明日〜2営業日） | 半日〜1営業日 | まず同媒体→必要ならチャット併用 | 期限が◯日のため、回答目安だけでもご共有ください | 期限だけでなく、なぜ必要かを1行添える |
| 通常（今週中など） | 24時間〜1営業日 | メール中心 | 念のため確認です。ご確認状況いかがでしょうか | 責めの断定を避ける。質問を絞る |
| 低（急ぎでない） | 2〜3営業日 | メール or チャット | お時間あるときで大丈夫です。今週中に目安だけお願いします | 「お手すきの際に」が刺さる相手もいるので注意 |
角が立たない催促の5点セット：配慮→要件→期限→返答形式→お礼
催促を「失礼」にしないコツは、丁寧語を増やすことではなく、相手が迷わず判断できる材料を先に渡すことです。
この5点セットを型にすると、メールでもLINEでも会議後フォローでも、言葉選びで悩みにくくなります。
配慮：お忙しいところ恐れ入りますが／念のための確認ですが
最初の一言は「責めていない」サインです。
ただし配慮が長いと、かえって要件が埋もれて読みにくくなるので、短く一行で十分です。
要件：前回の依頼を1行で再提示（相手の検索コストを下げる）
催促で一番嫌われるのは「何の件だっけ？」を相手にやらせることです。
要件は一行で再提示します。理想は「件名を開かなくても分かる」粒度です。
期限：目安でも置く（本日中／◯時まで／◯日午前など）
期限がない催促は、相手が優先度を判断できず、結果的に後回しになります。
確定の締切が無理でも、目安を置くだけで返信率が上がります。
コツ
- 期限は「お願い」ではなく「助かる」を添えると圧が下がる
- 急ぎの場合は、理由を1行（手配都合／先方回答期限）だけ添える
返答形式：Yes/No、候補から選ぶ、一言返信だけでも
返答形式が曖昧だと相手の負担が増え、返信が遅れます。
催促は「返しやすさ」を上げるほど角が立ちません。
お礼：ご確認ありがとうございます、だけで圧が下がる
催促の締めは、圧を下げる最後の安全弁です。
「返信をください」より先に、確認してくれる前提の感謝を置くと、責めの空気が消えます。
文章を送る前のミニチェック
文章を送る前に、これだけ見れば整うチェックリストです。
返信がないときの催促・リマインド例文（メール／LINE／チャット）
この章は「コピペ用」ではなく、目的→相手→媒体で迷わず選べる“逆引き表”です。
各例文は、前章の5点セット（配慮→要件→期限→返答形式→お礼）のうち、最低でも「要件＋期限＋返答形式」を入れて“返しやすさ”を担保しています。
目的別・媒体別の逆引き表
| 目的（見落とし/期限/判断待ち/資料/2回目/最終確認） | 相手（取引先/上司/同僚/友人） | 媒体（メール/LINE/チャット） | 推奨フレーズ | 短い例文 | 角が立たない理由（相手負担が減る点） |
|---|---|---|---|---|---|
| 見落とし（軽い確認） | 取引先 | メール | 念のための確認ですが | 念のための確認ですが、先日お送りした【見積のご確認】の件、現在のご状況いかがでしょうか。可能でしたら本日中に一言いただけますと助かります。 | 見落とし前提で責めない／期限を“お願い”にして圧を下げる |
| 見落とし（軽い確認） | 上司 | チャット | ご確認状況いかがですか | 先ほどの【承認の件】、ご確認状況いかがでしょうか。可能なら今日中に可否だけいただけると動けます。 | 要件が短い／返答形式（可否だけ）で即返信できる |
| 見落とし（軽い確認） | 同僚 | LINE/チャット | さっきの件、確認だけ | 【A案で進めてOKか】だけ確認させてください。急ぎでなければ今日の終業までに一言もらえると助かる！ | “確認1点”で負担が軽い／期限が曖昧すぎない |
| 期限が近い | 取引先 | メール | 期限の共有＋お願い | 期限が近づいておりますため、改めてご連絡いたします。【◯日◯時】までに【可否】をご返信いただけますでしょうか。難しい場合はご回答見込みだけでもご共有いただけますと幸いです。 | 締切理由で急かし感を中和／代替（見込み）で逃げ道 |
| 期限が近い | 上司 | チャット | 〆切共有＋二択 | 〆切が【明日正午】なので、【Aで進める／Bで止める】どちらかだけ決めたいです。どちらが良さそうでしょう？ | 判断を二択化し思考コストを下げる |
| 期限が近い | 同僚 | チャット | いつまでに一言 | すみません、手配の都合で【◯時まで】に必要です。OK/NGだけでも返してもらえる？ | 返答形式が最短（OK/NG）／理由が具体で納得しやすい |
| 判断待ち（社内調整） | 取引先 | メール | 現状共有＋次の連絡予定 | 社内確認中のためお時間を頂戴しております。現状【◯◯を確認中】で、【◯日】を目安に改めてご回答いたします。お急ぎの場合は優先度を調整しますのでご一報ください。 | “放置”に見せない（現状＋見通し）／急ぎの選択肢を渡す |
| 判断待ち（上長確認） | 上司 | チャット | 判断材料＋依頼 | 【Aの可否】について、判断材料は揃いました。お手すきのタイミングで良いので、今日中に方向性だけいただけると助かります。 | “材料は揃った”で判断負担を下げる／要件が明確 |
| 判断待ち（同僚） | チャット | 次の一手の提示 | いま【担当確認待ち】です。進め方だけ先に決めたいので、【仮でAにしておく】で大丈夫そう？ | 仮決めの提案で相手の返答が簡単になる | |
| 資料・添付（確認） | 取引先 | メール | 添付の再送／差し替え | 念のため、資料を再送いたします（添付）。先のメールと同内容です。ご確認のうえ、【◯日】までにご意見があればお知らせください。 | “同内容”明示で混乱防止／期限と行動が明確 |
| 資料・添付（差し替え） | 取引先 | メール | 差分の明示 | 先ほどの添付に誤りがあり、差し替え版をお送りします。差分は【2ページ目の金額】のみです。恐れ入りますが、こちらでご確認をお願いいたします。 | 差分1点で確認コストを最小化／責めずに訂正できる |
| 資料・添付（確認） | 同僚 | チャット | リンク/ファイル指定 | 共有した【資料リンク】、見れてるかだけ教えてください。見れなければ別形式で送ります。 | 返答が1語で済む／代替案で詰まらない |
| 2回目（強度アップ） | 取引先 | メール | 期限再提示＋代替 | 先日ご連絡した【◯◯】の件、再度のご連絡となり恐縮ですが、ご状況いかがでしょうか。【◯日◯時】までにご返信が難しければ、回答見込みだけでもご共有いただけますと幸いです。 | 「恐縮」で強度を上げつつ礼を保つ／見込み返信で逃げ道 |
| 2回目（強度アップ） | 上司 | チャット | 必要な結論を限定 | リマインドです。今日中に【Aで進めるか停止か】だけ決めたいです。どちらにしますか？ | 結論を一点化し即答できる形にする |
| 2回目（強度アップ） | 同僚 | チャット | 返信が必要な理由 | 進行の都合で今日中に確定が必要です。返事が難しければ、いつ頃なら見られそうかだけ教えてください。 | 「返事できない」を許容しつつ前に進める |
| 最終確認（締切直前） | 取引先 | メール | 最終＋手段切替 | 最終確認としてご連絡いたします。本日【◯時】までにメールでご返信が難しい場合、【お電話】でも承ります。ご都合の良い方法をご指定ください。 | 強度を上げても選択肢で圧を中和／代替手段で詰まりを解消 |
| 最終確認（締切直前） | 友人 | LINE | 返しやすい一言 | ごめん、今日中に決めたい！行ける/行けないだけ先に教えて〜。 | 返答形式が最短／謝罪＋要件で摩擦を減らす |
使い分けの小さなコツ
件名・冒頭・締めで差がつく：一通で読ませる催促メールの型
この章は「例文」ではなく、相手が判断しやすい順番に整えるための“型”として説明します。
催促メールは、本文の丁寧さ以上に「件名と冒頭で、相手の読む負担が減るか」で印象が決まります。
件名は「要件＋期限＋アクション」（例：◯◯のご確認のお願い（◯日まで））
件名の役割は、相手の受信箱で“判断材料”を出し切ることです。
特に催促は、件名が曖昧だと「後で読む」に分類され、結果的に返信が遅れがちになります。
件名に入れる語のコツ
- 「至急」「早急」は、相手との関係性が強いとき以外は乱用しない
→ 代わりに 「◯日◯時まで」 と具体期限を置く方が、角が立ちにくく伝わります。 - 「再送」「再連絡」は、相手に“見落としを責められている”印象を与える場合がある
→ 「念のため」「確認のお願い」 に寄せると安全です。
冒頭2行：お礼→前回依頼の要点→本日のお願い
冒頭で相手がつまずくのは、「何の話だっけ？」を思い出すコストです。
そこで最初の2行で“検索コスト”を消します。
書き方のポイント
- 前回依頼は「いつ」「何」を1行で
例：先日（◯/◯）お送りした【見積のご確認】の件でご連絡いたしました。 - 本日のお願いは「一言で返せる形」に落とす
例：可否だけでも本日中にご返信いただけますと助かります。
締め：返答形式＋「難しい場合の連絡だけでも」を置く
締めは、相手に“返信の最小単位”を提示する場所です。
催促が角立ちしない人ほど、相手に「完璧な返答」を求めず、見込み・一言返信を許可します。
件名テンプレ集
| 用途 | 件名例 | 強度 | 避けたい表現 | 理由 |
|---|---|---|---|---|
| 見落とし前提の軽い確認 | 【ご確認のお願い】◯◯の件（ご状況確認） | 弱 | 返信まだですか | 責め・詰問に見えやすい |
| 期限が近い（締切共有） | 【◯日◯時まで】◯◯ご確認のお願い | 中 | 至急／早急（単独） | 期限がない“圧”になりやすい |
| 判断・承認待ち | 【ご承認依頼】◯◯（◯日まで） | 中 | 早く決めてください | 命令に見え、反発を招く |
| 添付・資料の確認 | 【資料添付】◯◯ご確認のお願い（◯日まで） | 弱〜中 | 再送（強調） | 見落としを責める印象になる場合 |
| 2回目（丁寧に強度UP） | 【再確認のお願い】◯◯（◯日◯時まで） | 中〜強 | 最終通告 | 関係性が悪化しやすい |
| 最終確認（手段切替） | 【最終確認】◯◯（◯日◯時／難しければご一報） | 強 | 返事がない場合は〜 | 脅しに読める／炎上リスク |
2回目・3回目の催促はどうする？強度を上げる段階設計
2回目以降の催促で大事なのは、「強く言う」ではなく相手の判断負担をさらに減らすことです。
段階を上げるほど、相手は「責められている」と感じやすくなるため、表現よりも 情報設計（期限・返答形式・代替手段） で強度を上げます。
2回目：前提は見落とし。要件再提示＋期限短縮で淡々と
2回目は、相手の落ち度を示すよりも「見落としの可能性」を前提にします。ここで感情を混ぜると、以後の返信率が下がりやすいです。
ポイントは「淡々と、短く、返しやすく」です。
3回目：選択肢提示（電話可／締切再設定／不都合なら一言）
3回目は、相手が「返したいのに返せない」状況も想定し、選択肢で出口を作ります。強度は“言葉”ではなく“運用”で上げます。
「返信してください」ではなく「返しやすい出口を用意する」が核心です。
CC・上司巻き込みは最終手段。先に本人へ逃げ道を出す
CC追加や上司巻き込みは、相手にとって公開の場での指摘になりやすく、防衛反応が起きます。業務上必要でも、段階を踏むほどトラブルが減ります。
それでも止まる場合に、初めてCCや上司相談に進むのが安全です。
返信が遅れそうと言われた後の「更新ルール」（いつまでに再連絡）
相手から「遅れます」と言われた後に失敗しやすいのが、結局いつ戻るのかが曖昧なままになることです。ここは催促ではなく、運用の合意を取る場面です。
ここまで書けると、催促が「圧」ではなく「前に進めるための連絡」になります。
よくある質問（FAQ）＋まとめ｜催促は相手の負担を減らすほど丁寧になる
Q1｜催促と督促とリマインドの違いは？どれが無難？
迷ったら、対外文書ではまず 「確認（リマインド）」→「お願い（催促）」 の順が無難です。最初から「督促」を名乗ると角が立ちやすいです。
Q2｜返信がないとき、何日後に送るのが一般的？
目安は「緊急度」と「相手の業務サイクル」で変わりますが、運用としては次の整理が使いやすいです。
「いつまでに必要か（締切）」があるなら、待つ目安よりも 期限共有を優先 した方が丁寧です。
Q3｜LINE（チャット）で催促するとき、最短の丁寧文は？
チャットは短文ほど圧が出やすいので、要件＋期限（目安）＋一言返信OK まで入れるのが最短です。
相手が上司・取引先なら「すみません」より 「恐れ入ります」 が安全です。
Q4｜件名に至急は付けていい？角が立たない代案は？
基本的に「至急」は強く見えやすいので、本当に締切が差し迫り、理由が明確なときだけ に絞るのが安全です。代案は「期限を見せる」方式が角が立ちにくいです。
「至急」を使うなら、本文冒頭で 締切と理由（なぜ今日なのか） を1行で添えると納得されやすいです。
Q5｜既読スルー・未読スルーのとき、どこまで追っていい？
追ってよい範囲は「相手の事情」よりも、こちらの締切・影響の大きさ で決めるのが現実的です。
回数の上限は一概に決めにくいですが、一般的には
1回目（軽く）→2回目（期限提示）→3回目（選択肢＋最終期限） まで行って反応がないなら、担当変更・上司相談・CC を検討する段階です。
その前に「返信が難しい場合は見込みだけでも」の逃げ道を出しておくと、無用な対立を避けられます。
まとめ｜迷ったら：配慮→要件1行→期限→返答形式→お礼
催促を丁寧にするコツは、言葉を柔らかくするより 相手の判断コストを下げる並べ方 です。
ことのは先生よりひとこと
催促は相手を責めるためではなく、仕事を前に進めるための連絡です。
判断しやすい材料を先に渡せば、同じお願いでも圧ではなく配慮として伝わります。
迷ったら「要件1行＋期限＋一言返信OK」だけでも添えて送りましょう。
