「了解しました」は失礼？正しい敬語とビジネスでの使い分け方を徹底解説

ビジネスメールやチャットでつい使ってしまう「了解しました」。
一見、丁寧に聞こえますが、目上の相手に使うと“失礼”とされる場合があるのをご存じでしょうか。

「承知しました」との違いが分からず、
「どっちを使えばいいの？」「メールで間違えたかも…」と不安になる人は多いものです。

本記事では、「了解しました」と「承知しました」「かしこまりました」の正しい使い分け方を、
わかりやすい例文つきで解説します。
敬語に自信がない方でも、この記事を読めば
今日から安心して使える“感じの良い返答”ができるようになります。

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なぜ「了解しました」は失礼だと言われるのか？

「了解」は目上から目下への言葉として使われてきた歴史的背景

「了解」という言葉はもともと、軍隊や官公庁などの上下関係が明確な場で使われてきた言葉です。
命令や指示に対して「了解！」と返す文化があったため、目上から目下に向けての言葉として定着しました。

その名残から、ビジネスシーンでは「了解しました」と言うと、
「上司の立場で返している」「目上の相手に対して偉そうに聞こえる」と感じる人が今でも多いのです。
つまり、「了解しました」は敬意を欠いた表現ではなくても、上下関係の印象が残っているため、
相手によっては「失礼」と受け取られるリスクがあるというわけです。

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ビジネスシーンでは“敬意が足りない”と誤解されやすい

現代のビジネスでは、メールやチャットなど、文字だけのやり取りが中心です。
そのため、声のトーンや表情が伝わらず、言葉の印象だけで“冷たい”“軽い”と判断されてしまうことがあります。

たとえば、

「了解しました」

という一文だけ送ると、相手によっては「上から」「ぶっきらぼう」と感じることも。
実際、ビジネスマナーの講師や採用担当者の間でも、
「上司や取引先には『承知しました』のほうが丁寧」と教えられるケースが一般的です。

つまり、「了解しました」は決して間違いではないものの、
“敬意を伝える”という点でやや弱い表現といえるのです。

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正しい敬語に言い換えるだけで印象が良くなる

「了解しました」は便利で使いやすい言葉ですが、
相手や場面に合わせて言い換えるだけで、メールの印象は大きく変わります。

たとえば、

• 上司や取引先 → 「承知しました」「承知いたしました」
• サービス業・お客様対応 → 「かしこまりました」
• 同僚・部下・社内チャット → 「了解です」「わかりました！」

このように使い分けることで、“正しい敬語”を使う人＝信頼できる人という印象を与えられます。
言葉は小さな違いでも、相手への配慮が伝わる大切な要素です。

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「了解しました」と「承知しました」の正しい使い分け方

「了解しました」と「承知しました」は、どちらも「内容を理解した」という意味で使われます。
しかし、敬語としての“使える場面”や“相手との関係性”によって、正しい使い方が異なります。
間違えると、意図せず「失礼」と思われてしまうこともあるため、しっかりと区別して覚えておきましょう。

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「了解しました」＝同等・目下への返答

「了解しました」は、基本的に同等または目下の立場の人に対して使う表現です。
語源的に「了解」は“理解して受け入れる”という意味を持ち、
上司や取引先などの目上に使うと、「上から指示を受けたような印象」を与えることがあります。

そのため、ビジネスシーンでは以下のような使い方が自然です。

✅ 使用例

• 同僚への返信：「了解しました！明日の会議で共有しますね。」
• 部下への返答：「資料の件、了解しました。進めてください。」
• 社内チャットなどで軽く確認する際：「了解です！」

⚠️ 注意点
外部の人（取引先や上司）に使うと、「軽い印象」や「無礼」と受け取られることがあるため、避けるのが無難です。

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「承知しました」＝目上・フォーマルな返答

「承知しました」は、敬語の中でもフォーマルで丁寧な表現です。
相手の指示・依頼・要望などを「確かに受け取りました」という意味で伝えるときに使います。

「了解しました」と同じ“理解・了承”のニュアンスを持ちますが、
より敬意と丁寧さを感じさせるため、上司やクライアントへの返答には最適です。

✅ 使用例

• 上司への報告：「承知しました。明日までに資料をまとめます。」
• 取引先へのメール：「ご依頼の件、承知いたしました。」
• クライアント対応：「日程の変更、承知いたしました。」

💡 補足
「承知いたしました」は「承知しました」よりも一段丁寧な謙譲表現です。
書面や社外メールでは「承知いたしました」を使うのがより好印象です。

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どちらを使うかは“相手との関係性”で決まる

最も大切なのは、「どちらが正しいか」ではなく、相手に対してどう使い分けるかという視点です。
状況別に見ると、次のように整理できます。

相手・場面	適切な言い方	備考
上司・取引先	承知しました／承知いたしました	フォーマル・敬意を示す場合
同僚・チーム内	了解しました／了解です	カジュアルで自然な印象
部下・後輩	了解しました	指示・承認を伝える際に適切
お客様対応（接客）	かしこまりました	最上級の敬語表現

このように、相手の立場や関係性によって言葉を切り替えることが、
ビジネス敬語をスマートに使いこなすポイントです。

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【例文付き】使う相手別の正しい言い方一覧

「了解しました」と「承知しました」は、どちらも間違いではありません。
ただし、相手やシーンに合わせて使い分けることで、ビジネスの印象は大きく変わります。

ここでは、「上司」「同僚」「クライアント」「社内チャット」など、
よくある場面ごとの 正しい言い方例とNG例 を紹介します。

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シーン	NG例	OK例	解説
上司への返答	了解しました	承知しました／かしこまりました	「了解しました」はフラットな印象で、目上には不向き。上司や取引先などには「承知しました」や、より丁寧な「かしこまりました」を使うと好印象です。
同僚・部下への返答	承知しました	了解しました（または了解です）	同僚・部下には「了解しました」や「了解です」で十分。堅すぎず、柔らかく自然なやり取りができます。
クライアント宛メール	了解しました	承知いたしました／かしこまりました	社外メールでは、「承知いたしました」や「かしこまりました」が最も無難。敬意と誠実さが伝わる表現です。
カジュアルな社内チャット	承知しました	了解です／わかりました！	チャットツールなどの軽いやり取りでは、「了解です」「わかりました！」が自然。親しみやすくテンポの良い印象を与えます。

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💡使い分けのコツ

1. 目上には「承知しました」、社外なら「承知いたしました」
2. 同僚・部下には「了解しました」で十分
3. チャットではやわらかく「了解です」や「わかりました！」

シーン別に使い分けるだけで、
「この人、言葉づかいがきちんとしてる」と信頼感を持たれるようになります。

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使用シーン別 例文まとめ

上司宛（メール）

ご指示の件、承知しました。本日中に対応いたします。

クライアント宛（メール）

ご依頼内容、承知いたしました。詳細は改めてご連絡いたします。

同僚宛（チャット）

了解しました！ データ更新後に共有しますね。

部下宛（口頭）

了解です。 そのまま進めてください。

このように、相手や媒体によって使い分けることで、
自然で丁寧な印象を与えることができます。

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「承知しました」と「かしこまりました」の違い

「承知しました」と「かしこまりました」は、どちらも“理解・了承”を意味する丁寧な敬語表現です。
ただし、使う相手・場面・業種によって印象や適切さが変わります。
どちらも「正しい」言葉ですが、TPOを意識して使い分けることが、ビジネスメールや会話での信頼感につながります。

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「承知しました」は社内外問わず使える万能表現

「承知しました」は、ビジネス敬語の中でも最も汎用性の高い表現です。
上司・取引先・お客様など、どんな相手にも失礼なく使える“万能フレーズ”として定着しています。

意味としては「理解しました」「把握しました」とほぼ同じですが、
より丁寧で柔らかい印象を与えるのが特徴です。

✅ 使用例

• 「ご依頼の件、承知しました。本日中に対応いたします。」
• 「資料の修正版、承知しました。確認次第ご連絡いたします。」

「承知しました」はフォーマルながらも、過度な堅苦しさがないため、
メール・会話・報告・謝罪などあらゆるビジネスシーンで使いやすい敬語です。

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「かしこまりました」は接客・サービス業などで最上級の敬語

「かしこまりました」は、「承知しました」よりもさらに丁寧で、最上級の敬語表現にあたります。
主に、ホテル・販売・コールセンターなどの接客業で使われる言葉で、
お客様に対して“深い敬意”を示す際に使われます。

✅ 使用例

• 「ご注文の件、かしこまりました。すぐに手配いたします。」
• 「少々お待ちくださいませ、かしこまりました。」

ただし、社内メールや日常のビジネス会話で多用すると、やや大げさ・形式的に感じられることもあります。
上司や取引先に使う場合も問題はありませんが、
「承知しました」よりも“距離感がある”印象になる点に注意が必要です。

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過剰な敬語にならないバランス感覚が大切

ビジネスの場では、「丁寧＝正解」ではありません。
大切なのは、相手との関係性や状況に合った“自然な丁寧さ”を選ぶことです。

たとえば、

• 社内連絡で「かしこまりました」は堅すぎる
• 接客や初対面で「了解しました」は軽すぎる

というように、同じ「了承」の表現でも、相手によって最適な言葉は変わります。

💡敬語マナーの基本

状況	おすすめ表現	備考
上司・取引先への返信	承知しました	無難でビジネス標準
お客様対応・接客	かしこまりました	最上級の丁寧さを表す
社内でのやり取り	了解しました	フラットで自然
フォーマルな書面	承知いたしました	敬語＋謙譲語の組み合わせで最も丁寧

言葉づかいは“丁寧さ”より“適切さ”が信頼を生む──
このバランス感覚こそが、社会人としての品の良さをつくります。

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感じの良い返事に変わる便利な言い換えフレーズ

「了解しました」や「承知しました」だけでは、無機質な印象になりがちです。
少し表現を変えたり、ひとこと添えたりするだけで、相手に「感じが良い人だな」と思われる返事になります。
ここでは、ビジネスメールや会話で使える便利な言い換えフレーズを紹介します。

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「承知いたしました」「確認いたしました」「拝見いたしました」など用途別例

ビジネスでは、シーンに合わせた丁寧な言い方を選ぶことが重要です。
以下のように、目的ごとに適切な言い換えを使い分けると、自然で上品な印象を与えられます。

用途	基本表現	言い換えフレーズ	補足・使い方例
指示・依頼を受けたとき	承知しました	承知いたしました	より丁寧。社外メールや上司宛に最適。
内容を確認したとき	確認しました	確認いたしました	書類・資料チェック後の返信に使える。
書類・資料を読んだとき	見ました	拝見いたしました	目上への「見ました」は避け、「拝見〜」で丁寧に。
依頼を引き受けるとき	わかりました	承りました	フォーマルな返信・接客メールでよく使う。
日程や提案を受けたとき	了解しました	検討いたします／確認いたします	すぐ返事できないときの柔らかい言い換え。

このように、同じ「了承・確認」でも、シーンに応じた敬語の選択が信頼につながります。

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「いつもありがとうございます」など感謝を添えるだけで印象アップ

どんなに正しい敬語でも、「冷たい」「事務的」と感じられることがあります。
そんなときは、感謝のひとことを添えるだけで印象が一気に変わります。

✅ 使える感謝フレーズ例

• 「いつもご丁寧にありがとうございます。」
• 「ご連絡いただき、誠にありがとうございます。」
• 「迅速なご対応、感謝申し上げます。」
• 「ご確認くださり、ありがとうございます。」

これらを文末に加えるだけで、メール全体が柔らかくなり、誠実で温かい印象を与えられます。

💡たとえば

ご連絡の件、承知いたしました。いつもありがとうございます。

このような一文を添えるだけで、「機械的な返事」から「心のこもった返答」に変わります。

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クッション言葉を加えるとより自然に

直接的な依頼や指示の前後に“クッション言葉”を入れると、よりやわらかく伝わります。
これは、ビジネスメールの印象を良くする言葉づかいの基本です。

✅ よく使われるクッション言葉

用途	フレーズ例	使用シーン
依頼の前	恐れ入りますが／お手数ですが	「恐れ入りますが、こちらのご確認をお願いいたします。」
注意・お願い	失礼ですが／恐縮ですが	「恐縮ですが、再度ご確認いただけますと幸いです。」
返信・対応時	ご対応ありがとうございます／ご連絡感謝いたします	相手の手間に対して感謝を伝える
柔らかいお願い	差し支えなければ／可能であれば	「可能であれば、明日までにご返信ください。」

クッション言葉を意識的に使うことで、相手に圧を与えず、誠実さを伝えることができます。
単なるマナーではなく、円滑なコミュニケーションを築くための“思いやりの言葉”です。

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まとめ｜敬語は“正しさ”より“思いやり”で印象が決まる

ビジネスにおける言葉づかいは、単なるルールや形式ではありません。
大切なのは、相手を思いやる気持ちをどう表現するかという姿勢です。
「敬語を完璧に使える人」よりも、「感じの良い話し方ができる人」が最終的に信頼を得ます。

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相手を立てる意識が正しい言葉遣いを導く

敬語を使う目的は、「自分をへりくだること」ではなく、相手を立てることにあります。
たとえば、「承知しました」「かしこまりました」なども、
相手への敬意を込めるための“表現の道具”です。

言葉を丁寧に選ぶ姿勢は、それだけで「この人は信頼できる」と感じてもらえる要素になります。
つまり、敬語のコツは文法ではなく、相手への敬意を意識することなのです。

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「了解しました」も場面によってはOK

「了解しました」は一概に“失礼”ではありません。
ビジネスメールの世界では、「相手との関係性」「やり取りの距離感」によって使い分ける柔軟さが大切です。

• 上司や取引先 → 「承知しました」「かしこまりました」
• 同僚や社内連絡 → 「了解しました」「了解です」

このように使い分けることで、堅苦しくなりすぎず、自然で気持ちの良いやり取りができます。
「言葉の正しさ」よりも、「相手がどう感じるか」を意識することが印象を左右します。

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「伝え方Lab」では言葉遣いのマナーと印象改善術を発信中

本記事のように、「伝え方Lab」ではビジネス・日常会話・メールなど、
あらゆるシーンで役立つ丁寧な話し方や言葉遣いの改善術を紹介しています。

「間違っていないけれど、ちょっと堅い」
「正しいけれど、冷たく感じる」

そんな“言葉の温度差”を埋めるヒントを、今後も発信していきます。

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最後に：ことのは先生よりひとこと